Se lancer dans l'automatisation avec Make

Au sujet de Make

Le service s’est appelé initialement Integromat, et l’entreprise a été créée en République Tchèque en 2013. Rachetée en 2021 par Celonis (une boîte allemande avec un siège à New-York), Make est un SaaS (software as a service), c’est-à-dire que l’on ne télécharge pas de logiciel sur son ordinateur mais que l’on l’utilise au travers de son navigateur web comme un service en ligne.

Un abonnement mensuel supplémentaire donc à prévoir (il y a un plan gratuit pour démarrer).

Présent partout dans le monde, fort de près de 300 salarié·es et 500.000 utilisateur·trices au moment où est écrit cet article, disons que c’est du solide et que ce n’est a priori pas prêt de disparaître !

Make a poussé assez loin le détail dans l’accessibilité de son interface, s’inspirant d’un des pionniers que fut IFTTT, créé en 2010 et que vous avez peut-être croisé à l’époque…

“IF This Then That” : “Si ceci alors cela”. Tout est dit.

Exploiter la puissance des API

Make permet d’enchaîner des actions à partir d’un évènement de déclenchement (en anglais trigger) : si quelqu’un fait ou si quelque chose se produit alors…

Nous pouvons ainsi lier plusieurs de nos services / logiciels à partir d’un évènement initial.

Cette capacité s’appuie sur les API (application programming interface ou interface de programmation d’application en français), pilier du no-code que nous abordons en formation, c’est-à-dire sur la possibilité qu’ont aujourd’hui nos logiciels et services d’exposer nos données de manière ouverte ou fermée (avec ou sans authentification nécessaire) en utilisant le protocole http sur internet.

Chaque API est un mode d’emploi de ces données et Make est comme un traducteur entre deux services, deux modes d’emplois, pour faire circuler ces données, les manipuler, les transformer, etc. Nous pouvons ainsi établir des connexions entre des logiciels qui a priori ne sont pas interconnectés, et utiliser tout le potentiel des API : créer (Create), lire (Read), mettre à jour (Update), supprimer (Delete) les données.

Le fameux modèle CRUD qui désigne les requêtes http POST (publier), GET (obtenir), PUT (mettre), DELETE (supprimer).

Autrement dit, nous pouvons arrêter de toujours rechercher l’outil tout en un idéal et plutôt contourner les limitations de nos logiciels et de nos services pour créer virtuellement notre propre processus (presque) parfait ! Notre propre application.

C’est parti pour les automatisations à gogo, avec à la clé des gains de temps et d’argent formidables !

Hey ! Il y a une question de posture sur le sujet des automatisations qui me paraît importante. Je vous partage mes règles et je vous encourage à établir vos propres règles !

1. Human First On ne devrait automatiser que des tâches sans valeur, récurrentes, qui dégradent le plaisir au travail.

L’objectif c’est de pouvoir consacrer plus de temps aux tâches et aux interactions qui ont du sens (pour soi ou pour les autres) : donner plus de place à l’humain.

2. Sobriété Si l’on gagne du temps, ce ne devrait pas être nécessairement pour en faire toujours plus au travail.

Ce peut être aussi pour accorder plus d’espace aux échanges, aux loisirs, à la créativité ou à faire mieux ce que l’on doit faire trop vite dans la vie en dehors du travail faute de temps.

Avant de mettre les mains dans la machine

Nous allons utiliser Make avec au préalable une petite introspection, ou une observation si nous le faisons pour le compte d’équipe ou de collègues, sur ce que nous faisons, ce qui nous paraît chronophage ou qui fait doublon au quotidien dans nos actions. Faîtes cela hors-ligne et n’hésitez pas à griffonner sur du papier ! L’objectif n’est pas d’inventer de nouvelles tâches mais de simplifier des tâches existantes.

Illustrons avec mon cas d’usage :

Essayons d’automatiser cela et de mettre cet enchaînement d’actions en pilote automatique.

Mais avant, posons-nous trois questions :

1. Êtes-vous certain·e que votre solution n’existe pas déjà ?

Nos outils sont de plus en plus sophistiqués. Et leurs paramétrages sont de plus en plus complexes. Il arrive fréquemment que l’on ne s’aperçoive qu’au bout de nombreux usages d’un même logiciel qu’il nous permet en fait de réaliser des choses insoupconnés, un peu cachées dans les tréfonds des menus paramètres ou configuration.

De plus, les services les plus utilisés ont pris l’habitude de créer des intégrations avec d’autres services très connus. Exemple : si vous utilisez un service d’agenda en ligne comme ceux de Microsoft ou de Google, il y a fort à parier que vous trouverez des possibilités d’ajouts automatiques d’évènements dans vos agendas depuis d’autres outils présents dans votre boîte. Make n’est ici plus nécessaire puisque vos deux services ont déjà partagé leurs API de manière fluide.

Enfin, certains outils proposent des automatisations internalisées (quand une action dans une partie du logiciel demande à générer une autre action dans une autre partie du logiciel).

J’ai fouillé dans Dendreo et fait plusieurs recherches sur le web jusqu’à arriver à une certitude : il sait faire plein de choses mais il ne sait pas gérer de l’emailing marketing en masse. Il n’y a pas non plus d’intégration entre Dendreo et Brevo.

Je dois bien continuer à utiliser à la fois Dendreo et Brevo.

2. Êtes-vous certain·e que vous allez pouvoir le faire ?

Il y a trois possibilités lorsque vous vérifiez le potentiel d’automatisation autour de vos outils dans Make :

• allez sur le répertoire des logiciels et services intégrés à Make sur la page make.com/en/integrations et recherchez chacun des outils que vous allez devoir connecter. Si vous le voyez, bingo !

Super. Mon outil d’envoi d’email de masse, Brevo, est déjà tout prêt tout chaud sur Make.

• si vous ne trouvez pas l’outil, il est possible qu’il soit connectable tout de même. Recherchez d’abord s’il dispose d’une API documentée en tapant dans votre moteur de recherche favori nom de votre outil + API + reference (dans la majorité des cas, les API sont documentées en anglais sous le terme “API reference” et ces pages vont vous indiquer quelles actions vous pouvez faire sur vos données).

Auquel cas, vous pourrez utiliser le module HTTP de Make, qui permet de réaliser des requêtes API sur des outils qui ne sont pas encore intégrés. Shubham Sharma vous propose une petite démonstration sur sa vidéo youtube Utiliser la puissance d’une API avec Make.

Dendreo, mon logiciel de gestion de la formation, n’est pas intégré à Make. Mais j’ai bien trouvé son API et sa documentation ! C’est parti !

• votre outil n’est pas disponible sur Make et il n’a pas d’API documentée et accessible ? Fuyez !!! Changez d’outil sauf à ce qu’il soit vraiment irremplaçable et central dans vos activités.

3. Êtes-vous certain·e que vous allez gagner du temps ?

Se mettre à automatiser est assez euphorisant ! Le piège, c’est de se mettre à tout automatiser. Parce que vous risquez fort de perdre plus de temps que vous n’en gagnez.

Le calcul est simple : est-ce que le temps que je devrais passer à automatiser une tâche est inférieur au temps qu’il me faudrait pour réaliser cette tâche ? La récurrence de la tâche est à prendre en compte pour éventuellement calculer le seuil de rentabilité, dans le temps, de l’effort d’automatisation.

Une manière ludique de répondre à cette question est d’utiliser la calculatrice en ligne Ça vaut le coup ? créée par Jonathan Lefèvre et Cédric Raud.

Testons avec mon cas d’usage. Je dois réaliser cette suite de tâches 10 fois par mois et j’évalue que cela me prend 15 minutes à chaque fois (je compte le temps d’interruption dans mes autres tâches #ChargeMentale) :

Hey ! En automatisant cela, au bout d’un an, j’aurai économisé une trentaine d’heures. Passer à l’action avec 30 minutes pour réaliser cette automatisation dans Make sera devenu rentable pour moi en largement moins d'1 mois !

Enfin, il peut subsister une question de coût monétaire dans la création de l’automatisation. Il n’y a souvent pas trop de sujets ! Par exemple, sachant que Make a un coût mensuel de 9$ pour 10.000 opérations (chaque action / bubulle est une opération), en reprenant l’illustration de cet article (1 déclencheur et 4 actions soit 5 opérations 10 fois par mois) : (5 * 10) / 10.000 * 9$ = 0,045$ mensuel.

Oui, ça vaut vraiment le coup !

Rapidement, vous allez étoffer vos automatisations : si vous synchronisez des données entre un logiciel A et un logiciel B, vous allez alors vouloir créer la même passerelle de B vers A et disposer ainsi d’une synchronisation bidirectionnelle ; en fonction de l’évolution de vos activités, vous allez enrichir des scénarios d’automatisation existants dans votre compte Make avec de nouveaux services / outils ; etc.

Quelques conseils

Avant de vous lancer dans l’automatisation d’une de vos tâches, vous pouvez démarrer tranquillement par la création d’un premier scénario (c’est le terme utilisé par Make) dans votre compte fraîchement ouvert. Voici quelques conseils pour réussir au mieux votre immersion dans ce formidable outil :

Démarrez avec un simple test d’écriture et/ou de manipulation de vos données vers un tableur en ligne (Google Sheets par exemple).

Testez le module HTTP avec une API ouverte qui ne demande pas d’authentification. Cela vous donnera envie d’aller essayer les API de vos logiciels et enlèvera quelques craintes sur l’usage (il faudra prendre le temps de comprendre comment l’on s’authentifie via ce module plus tard).

Essayez par exemple l’une des API disponibles sans authentification sur le site gouvernemental api.gouv.fr.

Soyez vigilant·es lors de vos premiers tests à limiter les résultats. Sur Make, un module appelle des données via une API. Si ces données sont constituées de lignes de tableau, c’est-à-dire de plusieurs entrées / objets dans une collection, chacune d’entre elles va faire itérer Make sur l’action suivante (la seconde opération sera appliquée à chaque entrée appelée bundle, à traduire par paquet en français). Ce qui peut rapidement faire exploser votre nombre d’opérations et vous faire atteindre votre plafond d’opérations mensuelles avec un malheureux clic.

Un bon moyen d’éviter cela durant le développement de votre scénario est de limiter les résultats à traiter au premier bundle. Allez-y progressivement, vous pourrez ensuite enlever ces précautions quand votre scénario sera prêt à tourner sans votre intervention :

Alternatives

Si vous souhaitez jeter un oeil à d’autres solutions d’automatisations, en voici deux (et un lien Bonus !)

Zapier

“L’autre” service d’automatisation très utilisé dans l’univers du no-code (et plus largement au travail). Zapier est certainement un peu plus accessible que Make. Plus cher aussi. Parfois, si vous ne trouvez pas l’intégration de l’un de vos logiciels sur Make, il se peut que vous le trouviez sur Zapier. Utile si par ailleurs ce logiciel n’a pas encore documenté son API publique.

Je rencontre fréquemment des cas d’usage où Zapier et Make ont été interconnectés pour un scénario optimal.

n8n

L’alternative Open-Source qui monte. n8n a la capacité d’être téléchargé gratuitement et installé sur son propre serveur (ou en local sur son ordinateur). Attention, n’y mettez les mains que si vous êtes à l’aise et/ou accompagné·e pour gérer et maintenir une installation de ce type (logiciel open-source auto-hébergé).

Bonus : N’hésitez pas à comparer les autres solutions existantes en fouillant quels-outils-nocode.fr.

Trucs et astuces sur Make

Terminons ce long article de démarrage sur Make par trois astuces et/ou conseils complémentaires :

• Prenez l’habitude de créer des router systématiquement entre vos opérations. Un router est un module qui ne consomme pas de crédit et qui permet de prévoir plusieurs routes en fonction de conditions. Il arrive toujours qu’un scénario d’automatisation demande à être amélioré. Par exemple : je m’aperçois que l’API de mon action n°2 renvoie ponctuellement un message d’erreur dû à un manque d’anticipation. Je dois créer une action alternative pour ce cas de figure.

Même sur un scénario linéaire au démarrage, intercalez des router. Vous pourrez les utiliser ultérieurement en cas de besoin sans perdre vos conditions préalables (si vous ajoutez un router sur une chemin entre deux modules qui dispose déjà d’un filtre conditionnel, ce filtre sera supprimé :-/).

• Explorez les fonctions intégrées de Make. Les fonctions sont centrales dans Make. Au-delà de faire circuler vos données entre des logiciels, elles vont vous permettre de modifier ces données à la volée. Un monde à explorer qui est sans fin ! La meilleure manière de s’y acculturer et/ou de valider son projet de scénario, c’est de créer un test en utilisant les modules Tools de Make. Vous pourrez ainsi créer une valeur initiale de test et dans un second module modifier cette valeur avec les fonctions pour visualiser le résultat. Pratique pour déployer ensuite en sécurité.

• Apprenez à manipuler du JSON. L’écrasante majorité des API renvoient les données sous un format spécifique appelé json. Très rapidement, vous allez complexifier vos scénarios d’automatisation et jongler avec ce format. Savoir le lire, l’écrire et le modifier vous sera d’une grande aide (pour l’automatisation et bien d’autres sujets !). Commencez donc par regarder les 17mn de ce court tutoriel de Grafikart : vous ne perdrez pas votre temps !

Make est vraiment un outil incontournable aujourd’hui. Sa maîtrise permet réellement de libérer les travailleur·euses et les organisations avec des gains de temps et de ressources significatifs. C’est l’une des promesses du no-code : autonomie, démocratisation, libre-arbitre !

Avec tout cela, vous devriez être paré·e pour de belles automatisations ! Bon courage et prenez le temps ! ;-)